Legyen szó bármiről, ha valamiből rendelkezik ingyenes és fizetős változat is, akkor szinte mindenkinek az az első gondolata, hogy miért fizessen valamiért, ha ingyen is beszerezhető. Cégkivonat beszerzés esetén is ez a helyzet, viszont az ingyenes cégkivonatot szinte sehol nem fogadják el. Ennek az okait fogjuk megvizsgálni.
Amikor egy cégkivonatért fizetünk, akkor gyakorlatilag két dolgot kell megfizetnünk, az egyik a hitelesítés típusa, szintje, a másik pedig az, hogy a cégkivonatot az igényléskor készítsék el, generálják ki. Az ingyenes cégkivonatot viszont nem az igénylés pillanatában fogják nekünk elkészíteni, hanem egy olyan dokumentumot kapunk, amely valamikor már elkészült. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem valószínű, hogy friss dokumentumról van szó, könnyen lehet, hogy hetekkel, hónapokkal ezelőtt elkészült már az ingyenes cégkivonat, amihez hozzájutunk. Ezt a bizonytalanságot hivatalos ügyeknél természetesen nem fogadják el, és előírják a hitelességi szintet és a cégkivonat típusát is.
A legtöbb ügyintézés során hiteles cégkivonatot írnak elő, komolyabb ügyek esetén szükség lehet papír alapú közhiteles cégkivonatra is, ez jelenti ugyanis a maximális hitelesítési szintet. Minél magasabb a hitelesítési szint, annál nehezebb a dokumentummal „trükközni”.
Összefoglalva tehát az ingyenes cégkivonatot több okból kifolyólag sem fogadják el szinte sehol. Az egyik, hogy szinte biztosan nem a legfrissebb, éppen aktuális adatokat tartalmazza, a másik pedig, hogy nem rendelkezik semmilyen hitelesítéssel, szemben a nem ingyenes cégkivonat típusokkal.